Pengelolaan Arsip Berkualitas, PT Semen Padang Ganjar Penghargaan kepada Unit Kerja Terbaik

Padang, Radio Classy FM - PT Semen Padang yang merupakan bagian dari SIG kembali memberikan penghargaan kepada unit kerja yang memiliki kepedulian dan kompetensi dalam pengelolaan kearsipan yang merupakan hasil Pengawasan Kearsipan Internal PT Semen Padang Tahun 2024.

Penyerahan penghargaan dilakukan oleh Direktur Keuangan dan Umum PT Semen Padang Oktoweri pada acara “Team Building & Penyerahan Penghargaan Pengawasan Kearsipan Internal PT Semen Padang Tahun 2024” di Club House PT Semen Padang, Kamis (21/11/2024).

Hadir pada kesempatan itu, Kepala Unit Sistem Manajemen PT Semen Padang sekaligus Ketua Tim Kearsipan PT Semen Padang Nelvi Irawati, Dewan Juri Pengawasan Kearsipan Internal PT Semen Padang dan Koordinator Kearsipan & Tata Usaha Unit Kerja Pengolah (TU-UKP).

Direktur Keuangan dan Umum PT Semen Padang Oktoweri menyampaikan apresiasi terhadap unit kerja yang telah berhasil meraih prestasi dalam pengelolaan kearsipan. "Selamat bagi Unit Kerja terbaik, semoga dapat mempertahankan dan meningkatkan kinerja pengelolaan kearsipannya. Bagi unit kerja yang belum memperoleh hasilyang baik, agar dapat ditingkatkan lagi ke depannya," kata Oktoweri.

Dia juga mengingatkan agar semua rekomendasi dari pengawasan dapat ditindaklanjuti oleh Unit Pengolah untuk peningkatan berkelanjutan terhadap pengelolaan kearsipan di PT Semen Padang.

"Semoga semangat pengelolaan arsip kita semakin ‘menyala’ dan tujuan utama dalam pengelolaan arsip ini tercapai" kata dia.

Kepala Unit Sistem Manajemen PT Semen Padang sekaligus Ketua Tim Kearsipan PT Semen Padang Nelvi Irawati mengatakan, kegiatan Pengawasan Kearsipan Internal ini dimulai dari pengawasan internal kearsipan. Proses kegiatan menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan sesuai dengan standar penyelenggaraan kearsipan.

Kegiatan yang digelar dalam sekali setahun ini, kemudian menghasilkan Laporan Audit Kinerja Internal (LAKI), selanjutnya Tim Pengawasan Kearsipan internal melaporkan LAKI kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sekali dalam setahun.

"Ada 40 Unit Kerja yang kita nilai di internal PT Semen Padang, kemudian hari ini kita lakukan Penyerahan Penghargaan Unit Kerja sebagai apresiasi," kata dia.

Ada beberapa Aspek Penilaian Pengawasan Internal ini. Pertama, Aspek Penciptaan Arsip yang meliputi format surat, jenis surat, pemakaian kode klasifikasi, pengaturan surat masuk dan pengaturan surat keluar. Kedua, Aspek Penggunaan Arsip yang meliputi ketersediaan arsip, peminjaman arsip dan penyajian arsip.

Ketiga, Aspek Pemeliharaan Arsip yang meliputi pemberkasan arsip aktif, penyimpanan arsip aktif dan alih media arsip. Keempat, Aspek Penyusutan Arsip yang meliputi intensitas pemindahan arsip inaktif atau dilakukan secara rutin sesuai dengan jadwal retensi arsip.

Kelima, Aspek Sumber Daya Manusia (SDM) yang meliputi pengembangan SDM TU-UKP atau training kearsipan internal yang diadakan oleh kearsipan PT Semen Padang. Terakhir, Aspek Prasarana dan Sarana yang meliputi lemari arsip, folder, boks, filling cabinet dan lain-lain.

Dari 40 Unit Kerja yang dinilai, sebanyak 10 unit kerja mendapatkan hasil sangat memuaskan, 10 unit kerja mendapatkan hasil memuaskan, 7 unit kerja sangat baik, 12 unit kerja mendapatkan hasil baik dan 1 unit mendapatkan hasil sangat kurang.

Berikut Daftar Unit yang meraih Penghargaan Pengawasan Kearsipan Internal PT Semen Padang Tahun 2024.

1. Terbaik Satu (Sangat Memuaskan): Unit Sarana Umum PT Semen Padang memperoleh hadiah sebesar Rp2 juta2. Tebaik Dua (Sangat Memuaskan): Unit Akuntansi PT Semen Padang memperoleh hadiah sebesar Rp1,5 juta3. Terbaik Tiga (Sangat Memuaskan): Diklat & KM PT Semen Padang memperoleh hadiah sebesar Rp1 juta

Tujuh Unit Terbaik dengan hasil sangat memuaskan yakni Unit Kinerja & Anggaran, Internal Audit, Unit Capex, Unit Quality Assurance, Unit Operasional SDM, Unit Sistem Manajemen, Unit Site Engineering masing memperoleh hadiah sebesar Rp500 ribu.

Sementara untuk TU-UKP diraih oleh

Terbaik Satu: Nurfitri Saufayura dari Unit Sarana Umum PT Semen Padang memperoleh hadiah sebesar Rp1 juta.Terbaik Dua: Bahrain Boru Sinaga dari Diklat & KM PT Semen Padang memperoleh hadiah sebesar Rp750 ribu.Terbaik Tiga: Wahyu Arisal Putra dari Unit Maintenance dan Realibilty PT Semen Padang memperoleh hadiah sebesar Rp500 ribu.